مسؤولية الإدارة الجودة

5- مسئولية الإدارة.
1- التزام الإدارة بنظام الجودة.
2- التركيز على العملاء.
3- رسم سياسة الجودة.
4- التخطيط.
5- تحديد أهداف الجودة وأهداف المنشأة.
6- تخطيط نظام الجودة.
7- المسئوليات والصلاحيات والاتصال.
8- تعيين ممثل الإدارة.
9- تطوير وتنشيط الاتصال الداخلي على جميع المستويات.
10- تحديد مواعيد اجتماع مراجعة الإدارة وتنفيذها والتخطيط لذلك.
6- إدارة الموارد.
1- توظيف عدد كافي من الأفراد لتغطية جميع متطلبات نظام الجودة وإدارته وتأمين المواد اللازمة لذلك.
2- تحديد احتياجات التدريب.
3- وضع وتطوير خطط التدريب.
4- تحديد الموارد الفعلية المطلوبة، مباني- معدات – خدمات
ظرف – بيئة مناسبة.
5- التوعية والتدريب والقدرة.
7- تحقيق المنتج أو الخدمة.
1- التخطيط.
2- تحديد المتطلبات ومراجعتها.
3- الاتصال مع العملاء.
4- التصميم والتطوير.
5- الشراء – عملية الشراء – معلومات الشراء – التحقق من المنتج المشتري.
6- ضبط الإنتاج.
7- التعريف والإرجاعية ، التأكد من أن المنتج معترف في جميع مراحل الإنتاج.
8- ضبط أجهزة القياس والمراقبة ، التأكد من أن أجهزة الفحص والقياس والاختبار قادرة على الدوام بتأمين متطلبات القياس المحددة.
8- القياس والتحليل والتحسين.
1- عام تحديد وتخطيط وتطبيق أنشطة المراقبة والقياس من أجل المطابقة والتحسين المستمر.
2- معرفة رضا المستفيدين من خلال استبانات التدقيق الداخلي وكشف فعالية النظام وتطويره.
3- مراقبة مراحل العمليات والتصحيح.
4- مراقبة وقياس الإنتاج في جميع المراحل والتأكد من مطابقته للمتطلبات.
5- ضبط المنتج المخالف والتأكد من عدم استعمال أو تركيب المنتج المخالف.
6- تحليل المعلومات.
- كشف المشاكل المحتملة والتحسين.
- ومعرفة فرص التحسين وكذلك المساعدة في إصدار القرارات وتعديل
 النظام.
- الأعمال التصحيحية والوقائية.

الإجراءات العامة الإلزامية
من اجل بناء نظام فاعل يجب تحديد وتوثيق العمليات والإجراءات حسب
نشاط المنشأة،وللحصول على التسجيل لابد من توثيق الست إجراءات
الإلزامية العامة وهي:
- إجراء ضبط الوثائق .
- إجراء ضبط السجلات.
- إجراء التدقيق الداخلي.
- إجراء حالات عدم المطابقة.
- الإجراء التصحيحي.
- الإجراء الوقائي.
دور الإدارة العليا
- صياغة وصيانة سياسة الجودة.
- نشر الوعي.
- التركيز على احتياجات العملاء.
- التركيز على العمليات والإجراءات.
- تأكيد الكفاءة والفعالية.
- تأمين الموارد اللازمة.
- المتابعة والمراجعة.
ما هي أهم اشتراطات الايزو 9001
أهم اشتراطات الايزو 9001 أن يكون هناك نظاماً إدارياً موثقاً على أن يشمل هذا النظام الإداري الموثق على التالي:
- دليل الجودة.
- عمليات.
- إجراءات.
- تعليمات عمل.
- نماذج وسجلات.

نموذج عملية

نموذج عملية:

التوثيق Documentation:
- التوثيق: حفظ المعلومات في وسط ما.
- الوسط: قد يكون ورقة أو بطاقة أو قرص مغناطيسي أو الكتروني
أو ضوئي أو صورة فوتوغرافية أو عينة أو مجموعة شاملة
لما سبق.
- يمكن أن يكون توثيق نظام إدارة الجودة على أي شكل (ورقي أو
         برنامجي على الحاسب).

الهدف من التوثيق:
يعتبر التوثيق من المتطلبات الأساسية للمواصفات القياسية الدولية
ايزو2008/9001 وشرط الحصول على شهادات مطابقة للنظام.
التوثيق هو ضمان قيام العاملين بالمهام المطلوبة وفقا لما تم توثيقه.
مرجع للتوثيق أمام الجهة المانحة.


فوائد التوثيق:
وصف نظام إدارة الجودة للمنشأة .
مساعدة العاملين على فهم أدوارهم مما يزيد شعورهم بأهمية وهدف عملهم.
يساعد على الفهم المتبادل بين العاملين والإدارة.
يحدد كيف يمكن أن تنجز الأمور لتحقيق المتطلبات المحددة.
يقدم قاعدة لتدريب العاملين/ الموظفين الجدد وإعادة تدريب الموظفين الحاليين.
يقدم قاعدة للتحسين المستمر.
يظهر للأطراف المهتمة مقدرة المنشأة.
يقدم قاعدة لتدقيق نظام إدارة الجودة.
يقدم قاعدة لتقييم الفعالية والملائمة المستمرة لنظام إدارة الجودة.
هرم نظام إدارة الجودة
سياسة وأهداف الجودة
دليل الجودة
العمليات
إجراءات عامة                
إجراءات العمل
تعليمات العمل
نماذج

سياسة الجودةQuality Policy :
سياسة الجودة: هي مجمل النوايا والتوجهات للمنشأة المتعلقة بالجودة والتي يتم التعبير عنها رسمياً بواسطة الإدارة العليا للمنشأة.
يجب أن تكون سياسة الجودة واضحة ومنسجمة مع السياسة العامة للمنشأة ويجب أن تقدم إطار عمل لوضع أهداف الجودة.  

لماذا نطبق نظام إدارة الجودة

- تعزيز رضا العميل.
- تطوير نظام الجودة.
- تعزيز ضبط الموارد.
- تطوير أداء الموردين.
لماذا تبنت العديد من المنشآت في العالم هذه المواصفة القياسية؟
1- قد يكون تطبيق المواصفة القياسية في المنشأة أحد شروط التعاقد.
2- تنظيم العمل وتبسيط الإجراءات وتقنينها من خلال أهداف واضحة
وصلاحيات ومسؤوليات محددة على جميع مستويات إدارات
المنشأة المختلفة.
3- رفع الكفاءة الإدارية بشكل أكبر، وفي حالة تحقق هذا الهدف تحقق
المنشأة سمة الجودة في خدمتها بشكلٍ عام من خلال تحقيق
الخطط بشكلٍ ثابت مما يؤمن شروط التعاقد في الوقت المحدد.
4- تقليل الهذر في الموارد عن طريق عمل الشيء (صح لأول مرة)
مما يقلل عملية تعديل أو إعادة التصنيع أو تقديم الخدمة.

5- رفع معنويات العاملين من خلال تقليل إعادة تصحيح الأخطاء
ووضوح الأهداف والمسؤوليات والصلاحيات مما يساعد في
توصيف الأعمال أو الوظائف بحيث يعطي إدارة المنشأة القدرة
على تمكين المتميزين.
6- لغة تفاهم مشتركة دولية.
7- تقليل كلفة التشغيل مما يقلل الكلفة الكلية للمنشأة .
8- تمكين العاملين وهذا يعزز مشاركتهم مشاركة فعالة في تنفيذ
         الأنشطة مما يجعلهم فاعلين أكثر ويعزز انتمائهم للمنشأة .
9- خفض المعيب والمرتجعات والأخطاء والشكاوي والتظلمات.
10- تعزيز الجودة وكسب رضا المتعاملين.
11- عمل الشيء أسرع وبشكل أبسط وبنتيجة أفضل.

منهجية الإدارة الفاعلة
يجب أن يكون النظام الإداري بسيطا يمكن تطبيقه ، يتم من خلاله إنجاز الأعمال بكفاءة عالية ، وأن يؤمن درجة جيدة أو مقبولة من الضبط والتحكم بناءاً على الصلاحيات والمسؤوليات على أن تحقق هذه المعايير الثلاثة بشكل متزن بحيث لا يغلب معيارعلى المعايير الأخرى.
نظام بسيط يمكن لجميع العاملين في المنشأة فهمه وتطبيقه وأن يحسن ظروف العمل.
ذو كفاءة يمكن الإدارات من إنجاز الأعمال المكلفة بها في وقت قياسي يتم تحديده لكل عملية بعد التطبيق وبأقل الأخطاء.
يعطي درجة مناسبة من الضبط والتحكم في حدود الصلاحيات الممنوحة لكل إدارة على أن تتحمل المسؤولية المصاحبة لذلك لهدف تحقيق مبدأ تخطيط مركزي، تنفيذ لا مركزي، وقبل ذلك لابد من دراسة الصلاحيات والمسؤوليات وربطها بالأهداف لكل إدراة ومتابعة تحقيق هذه الأهداف كل شهرين من قبل الادارة العليا للمنشأة.


  وبناءاً على ما سبق يتم تحديث النظام وتطويره باستمرار مع النظر    والدراسة للتحقق من أن النظام تم تطويره ليعكس النشاط الفعلي الممارس في كل إدارة وأن العمليات والإجراءات تم رسمها للأنشطة الأساسية والمساندة وقياسها من خلال مؤشرات الأداء في العمليات.
تنفيذ وإدارة الأنشطة في مختلف إدارات المنشأة
1- مدير الإدارة يدير العملية ولا ينفذ العملية بمعنى انه يوزع الأعمال بالتساوي على موظفيه مع تحديد الوقت لكل عملية أو نشاط ومدير الإدارة مسئولاً مسؤولية عامة عن متابعة الأعمال والإشراف على ذلك على أن تنجز هذه الأعمال من قبل الموظفين وبمساعدته إذا اقتضى الأمر ذلك عن طريق الإشراف العام طبقاً للعمليات الموثقة.
2- ويمكن ضبط الأنشطة عن طريق وضع لوحة توزيع الأعمال لدى كل مدير إدارة توضح الأعمال وتوزيعها وتبين الوقت اللازم للإنجاز وأسم الفني المختص.
3- وضع بطاقة متابعة ترفق مع المعاملات يشرح عليها صاحب العملية المطلوب من الموظف ويفضل أن تكون من لونين :
بطاقة حمراء ترفق مع المعاملات الهامة والعاجلة والتي يجب أن تنجز خلال يوم أو أقل ويجب استعمالها في نطاق ضيق جدا لكي لا تفقد أهميتها.
بطاقة بيضاء للمعاملات العادية كما هو معمول بها في الغالب.

في حالة العمل بهذا المنظور(منهجية الإدارة الفاعلة) نتوقع التالي:
1- يجب أن تنصرف الإدارة العليا إلى الأعمال القيادية(قيادة الأفراد والتوجيه الإشراف العام على الإدارات والتأكد من أنها منسجمة فيما بينها) مع تحديد الأهداف ووضع الخطط ورسم السياسات العامة وتمثيل المنشأة وتستقطع فقط 40 % من وقتها في الأعمال التنفيذية التي تقع في مسؤوليتها والتفرغ لتطوير الأعمال واستحداث أنشطة مستقبلية وتعزيز العلاقات الخارجية مع الشركاء الرئيسيين، مقابلة مدراء العموم للتشاور والتوجيه بشكل عام ومتابعة تنفيذ القرارات الإدارية وتمثيل المنشأة (عمل إداري توجيهي قيادي).
2- تحقيق مبدأ التخطيط المركزي التنفيذ اللامركزي مما يجنب المنشأة المركزية ويحولها لإدارة مثالية تعمل بلا مركزية مع الاحتفاظ بقدر جيد من الضبط والتحكم في حدود صلاحيات كل إدارة وسوف يخفف الأعباء عن مدراء العموم مما يتيح لهم وقت كافي للإطلاع وعقد الاجتماعات والتخطيط والتطوير ومقابلة زملائهم وحضور المؤتمرات والندوات واستقبال منسوبيهم ومعرفة آرائهم وتطلعاتهم.

مدير عام الإدارة من مهامه الأساسية الإشراف العام على الإدارة وموظفيها بأقسامها المختلفة.
تفويض الأعمال الناتجة عن أنشطة إدارته.
وضع الخطة العامة لتحقيق أهداف الإدارة.
التطوير بشكلٍ عام ونعني بذلك تطوير النظم والأدوات ورفع كفاءة الموظفين من خلال التدريب والتعليم.
توزيع العمل بشكلٍ صحيح لتمكين أفراد الإدارة بالمشاركة بشكلٍ فعال في أداء الأنشطة بالتساوي.
تمثيل الإدارة.
التركيز على مجمل النظام وليس جزءاً منه.
يكون اهتمامك الأول والرئيسي عملائك.
تعزيز التواصل على جميع المستويات.
التحسين المستمر.
إسناد المسؤوليات.
دليل الجودة:             Quality Manual
دليل الجودة: هو وثيقة تصف نظام الجودة بالمنشأة.
وفي العادة يشتمل دليل الجودة على الآتي:
مجال نظام إدارة الجودة بما في ذلك تفاصيل أي استثناء ومبرراته.
الإجراءات الموثقة التي تم وضعها لنظام إدارة الجودة.
وصف للتداخل بين عمليات نظام إدارة الجودة.
الهيكل التنظيمي للمنشاة.
المسؤوليات والصلاحيات للأشخاص المؤثرين في نظام الجودة والمنفذين لمهام المنشأة الأساسية.
نبذة عن المنشأة ووضعها القانوني.
فهرس المحتويات.
قائمة التوزيع وقائمة التحديث.

أجزاء الدليل/ أجزاء الدليل