التحريــر الإداري

I- تعريـــف:
يعتبر التحرير الإداري عملية الكتابة للوثائق والمراسلات والنصوص والتعليمات وفق صيغة إدارية ورسمية باستخدام أسلوب فني متميز.
التحرير الإداري يستخدم الأسلوب الإداري الذي يتميز عن باقي الأساليب الأخرى بخصائص خاصة بالإدارة باعتبار ها مرفق عام وصاحب سلطة، يتعين اختيار المصطلحات الخاصة و التعبير المطلوب حتى تكون الوثيقة المحررة مفهومة وواضحة من أجل تحقيق هدف الإدارة.
تعد وثائق إدارية جميع المراسلات والمحررات والمستندات التي تتعامل بها الإدارة فيما بينها وبين الجهات الأخرى كالأشخاص الاعتبارية أو الطبيعية.
ويمكن حصر هذه المحررات فيما يلي:
أ- المراســلات: وتلجأ إليها الإدارة عندما تريد التعامل أو الاتصال أو المخاطبة (كالرسالة، والإعلان والمذكرة والبلاغ البرقية، والاستدعاء ........الخ).
ب- الوثائـــق: تتعلق بأحداث الإدارية ونشاطها وهي تُعرف بوثائق السرد الإدارية (كالتقرير وعرض حال والمحضر).
ج- النصــوص: وتعتبر وسيلة من وسائل تعتمد عليها الإدارة أثناء ممارسة نشاطها القانوني تجاه الأشخاص (كالمرسوم، القرار، المقرر............الخ).
II- أسلوب التحرير الإداري:
التحرير الإداري يتم بجمل بسيطة الفهم وبمعاني غير معقدة، تحقق غرضين رئيسين هما: الإعلام والإقناع، ويفضل في التحرير استخدام جمل قصيرة وواضحة ودقيقة المعاني.
في المراسلات الإدارية يجب في البداية الإشارة إلى جوهر الموضوع لتعريف القارئ بسرعة بالمقصود مع احترام تسلسل الأفكار وترابطها
أما الرسالة فيجب أن يتعرض للعناصر الرئيسة للموضوع، بترتيب وتدرج على أن يخصص لكل موضوع رسالة على حده إذا كانت المسائل المتعددة مرتبطة بنفس الموضوع أما الخاتمة فيجب أن تتضمن النتيجة المتوصل إليها.
III- مميزات الأسلوب الإداري:
أ- التجرد:
يجب أن يتسم بالجدية والرسمية وتفادي الألفاظ والعبارات غير الموضوعية أو العامية أو المثيرة للإنفعال.
ب- المجاملة:
موقع الوثيقة الإدارية يجسد سلطة الدولة وسيادتها وهي الصف التي تفرض عليه سلوك اللياقة، وبذلك فإنه بالرغم من كون الإدارة تلزم أحيانا بالإجابة سلبا على عدد من الطلبات ولو كانت مشروعة ،ومع ذلك فإنها تسعى في كل الحالات إلى إضفاء صفة التحفظ على ردودها ، بما يجعل الأمل قائما.
ج- المسؤولية:
يعد مبدأ المسؤولية من أسس الإدارة وهو يعني تفادي صياغة المجهول في الوثائق والعقود الإدارية التي يوقعها مسؤولون تكون هويتهم معرفة.
صيغة استبعاد المجهول يظهر في التحرير الإداري باستخدام الضمير المتكلم مثل: عبارات: أخبركم، يشرفني، قررت... الخ.
د- الموضوعية:
الإدارة مرفق عمومي يسعى إلى تحقيق الصالح العام وهو ما يفرض على أعمالها الحياد، والوضوح، والموضوعية.
هذا الحياد يترتب عنه أن يكون الأسلوب خاليا من كل عبارات التشخيص أو التعسف أو الأحاسيس.
ه- البساطة:
محرر الوثيقة الإدارية عليه أن يجنح البساطة في الأسلوب بما يحقق تبليغ الفكرة باستخدام جمل وألفاظ تكون في متناول العامة من القراء
و- الحذر:
يتسم التحرير الإداري بالحذر الذي هو نتيجة لسمو الإدارة ولمبدأ المسؤولية وواجب المجاملة بما يمنع معه إتيان الخطأ ،ومعنى ذلك يجب تفادي إصدار الأحكام المسبقة.
ي- الدقــة:
الدقة والوضوح في التحرير الإداري ميزة مؤكدة وكل ما هو مشكوك فيه أو غير محقق منه يجب سرده بتحفظ، وكل ما هو مؤكد وموثوق فيه يجب أن يحرر في ألفاظ دقيقة ومستوفية المعنى بعيدة عن كل حشو في الكلام.
ن- التلخيص:
يجب أن تتضمن الوثيقة الإدارية كل العناصر الضرورية لحسن فهم مضمون الوثيقة ،كما يجب انتهاج أسلوب الاختصاص في الجمل والإبتعاد عن الحشو في الكلام أو الإطناب في الشرح
IV- تسلسل النصوص التشريعية والتنظيمية حسب مستوياتها:
إن القواعد التشريعية ليست كلها في درجة واحدة، فهي تتدرج من حيث الأهمية، ويأتي في مقدمتها التشريع الأساسي أي الدستور ثم المعاهدات ثم التشريع العادي وأخيرا التشريع الفرعي.
ولهذا الترتيب أهمية إذ لا يمكن لتشريع أن يخالف تشريعا آخر أعلى منه، ويمكن ترتيبها بحسب قوتها كما يلي:
- الدستور أو التشريع الأساسي.
- القانون.
- الأمر.
- المرسوم.
- القرار.
- المقرر.
- المنشور.
V- أمثلة عن المراسلات الإدارية:
1- المحضــر:
أ- تعريــفه:
المحضر هو سرد كتابي يقوم به المحرر مما رآه أو سمعه أو أحس به أثناء قيامه بواجبه بكل موضوعية.
محرر المحضر شخص ذو صلاحيات، أو وظيفة محددة مثل: دركي أو شرطي أو قاضي التحقيق أو مدير مؤسسة ما.
للمحضر قيمة قانونية، ولهذا لابد أن يحمل توقيعا محددا، وهذا ينطبق على جميع الأشخاص ومنهم الشهود والخصوم.
ب- أنــواع المحاضــر:
ثمة نوعان رئيسيان من المحاضر:
• المحاضر المتعلقة بالشؤون الخاصة مثل: محضر مباحثات أو مداولات مجلس الإدارة أو محضر جمعية عامة للمساهمين أو محضر التحكيم بين مؤسستين ومحضر الإجراءات التأديبية ... الخ.
• المحاضر المتعلقة بالشؤون العمومية مثل: ضبط مخالفة لقانون ما أو محضر التحقيق والذي يشرف على تحريره قاضي التحقيق.
ج- شروط تحرير المحضـــر:
على محرر المحاضر أن يحرص على تحقيق الشروط الآتية في أي محضر يحرره:
• سرد تفاصيل الحدث كما وقعت.
• الإلتزام بأقصى قدر من الموضوعية والتمحيص.
• تحري أكبر درجة من الدقة في استعمال الألفاظ والمصطلحات وتركيب العبارات.
• نقل الحدث بأمانة وعدل ونزاهة (توخي الموضوعيــة).
2- المراسيم:
أ- تعريفها:
المراسيم التنظيمية تصدر أما لتطبيق القوانين حالات تدخل في مجال الإدارة العمومية و غير منصوص عليها قانونا مثل حالة ( تنظيم هيكلة الوزارة).
ب- أنواعها:
و المراسيم التنظيمية صنفان:
• المراسيم الرئاسية: يصدرها رئيس الجمهورية عندما يكون موضوع المرسوم ضمن سلطات أو صلاحيات الرئيس و قد يرد النص عليها بصلب الدستور أو بأحكام القانون كما يمارس سلطات تنظيمية في المسائل الغير مخصصة للقانون
• المراسيم التنفيذية: يصدرها رئيس الحكومة طبقا لأحكام المادتين 85 و 125 من الدستور.
3- القرارات:
أ- تعريفها:
هي الإجراءات التنظيمية التي تتخذها السلطات الإدارية في حدود اختصاصاتها.
ب- تصنيف القرارات في:
أ- القرارات الوزارية المشتركة: هي تلك القرارات التي تتعلق بمواضيع تكون من اختصاص وزارتين أو أكثر و تحمل توقيعات الوزراء المعنيين .
• القرارات الوزارية: هي تلك التي يصدرها وزير واحدا ضمن مهام قطاعه
• القرارات الولائية: تلك القرارات التي يصدرها الولاة ضمن الصلاحيات التي يخولها لهم القانون .
• القرارات البلدية: و هي قرارات يصدرها رؤساء البلديات في حدود اختصاصاتهم.
4- المقــرر: هو نص إداري تنظيمي مثل القرار يصدر عن أي سلطة إدارية في أي مستوى.
5- المنشـــور:
أ- تعريفه:
هي وثيقة تدخل ضمن طائفة التعليمات و لكن نطاق تدخله محدودا في الموضوع و في الزمن.
و المنشور هو وسيلة تمكن الرئيس الإداري مركزيا من إبلاغ المرؤوسين الكيفيات التي يجب أن تطبق ضمنها القوانين و التنظيمات
6- التعليمة:
أ- تعريفها:
هي وثيقـة ذات أهميـة خاصة و تصدر غالبا عن سلطات إدارية عليا(ممثل رئيس الحكومة، وزير). و نشرها يتـم
بصورة واسعة لكونها توجه للمصالح المركزية و المصالح الخارجية.
ب- أغراضها:
أغراض التعليمة تكمن في مد الموظفين بالكيفيات الواجبة لتطبيق و فهم النصوص التشريعية و التنظيمية و هي بذلك غير ملزمة للغير و هذا يعني أن تغيير النصوص التشريعية و التنظيمية يبقى من اختصاص الجهات القضائية دون سواها.
7- البرقيات :
البرقية رسالة ترسل بواسطة البرق من مكتب بريد إلى آخر وهي وثيقة مختصرة لكنها واضحة المعنى وترسل بطريقة
مستعجلة وسريعة لتوصيل أخبار هامة بشكل عاجل سواء كانت حسنة أو سيئة أو سرية.

شكرا على هذه المعلومات
جزاك الله خيرا

مشكورة طرح جيد
فائدة عامة وجازاك الله خيرا